Responsable du traitement
Pour la gestion de la plateforme, des comptes, commandes, paiements, factures, relations commerciales, demandes d’assistance et mesures de sécurité, le responsable du traitement est MAHN CONSULTING, joignable à contact@guichetforma.fr.
Données traitées
- identité, coordonnées, fonction et informations du compte ;
- données d’entreprise, SIREN/SIRET, mandats et accès configurés ;
- informations des formalités, annonces, dirigeants, associés, bénéficiaires et pièces justificatives ;
- commandes, paiements, moyens de paiement tokenisés, factures, portefeuille et commissions ;
- messages, demandes d’assistance, rendez-vous et historique commercial ;
- journaux techniques, adresse IP, appareil, session et événements de sécurité.
Extension Chrome Guichet Forma
Pour les seules données traitées par l’extension, consultez sa politique de confidentialité dédiée.
L’extension accompagne les démarches sur guichet-unique.inpi.fr et la connexion à votre espace sur guichetforma.fr. Ses autorisations « cookies » et « stockage » servent à reconnaître la session Guichet Forma déjà ouverte et à mémoriser des éléments nécessaires au parcours, comme le dossier sélectionné, l’état d’un brouillon ou des résultats d’analyse. Sur les pages concernées, elle lit les données utiles de la formalité et peut transmettre à nos serveurs les informations ou pièces que vous choisissez d’utiliser pour préparer un brouillon, récupérer un document CRM ou classer des pièces. Elle n’accède pas à votre boîte Gmail.
Le navigateur peut conserver des préférences et états de travail de l’extension, y compris des pièces sélectionnées pour une démarche en cours, dans son stockage local, de session ou IndexedDB. Ces données ne sont pas toutes supprimées par la simple fermeture d’un onglet. L’état de reprise expire après douze heures : l’extension l’efface à sa prochaine ouverture, mais sa copie locale peut subsister jusque-là si elle n’est plus ouverte. La déconnexion et le changement de compte effacent les états liés au compte lorsqu’ils sont détectés. Le contenu de vos dossiers et les documents enregistrés sur Guichet Forma relèvent des durées indiquées ci-dessous pour les formalités ; l’analyse temporaire d’un lot de pièces ne doit pas être confondue avec l’import volontaire de ces pièces dans un dossier CRM ou avec une conversation de l’agent documentaire.
L’utilisation des données obtenues grâce aux autorisations de l’extension respecte la politique relative aux données des utilisateurs du Chrome Web Store, y compris ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use ») : ces données servent aux fonctionnalités annoncées et à leur sécurité, et non à la publicité personnalisée, à la vente de données ou à l’évaluation de solvabilité.
Classement des pièces et recours éventuel à Anthropic
Lorsque vous sélectionnez des pièces pour le classement automatique et cochez l’autorisation affichée dans l’extension, les fichiers PDF, JPG ou PNG sélectionnés sont transmis au serveur Guichet Forma pour une première analyse et une comparaison avec les catégories disponibles dans la formalité INPI. Cette route de classement ne sauvegarde pas le fichier ni le texte extrait dans une base de données. Si le classement local reste ambigu et si le PDF contient du texte exploitable, Guichet Forma peut envoyer à Anthropic le nom du fichier, un extrait textuel limité à 2 500 caractères et les catégories candidates afin d’obtenir une proposition. Les fichiers complets, les images et les scans sans texte ne sont pas envoyés à Anthropic par cette fonction. Sans cette autorisation, le classement automatique des pièces n’est pas lancé.
La proposition de classement, qu’elle provienne du moteur local ou d’Anthropic, est affichée avant une action de dépôt distincte : vérifiez-la avant de déclencher le dépôt sur le Guichet unique. Si vous choisissez séparément d’ajouter des pièces à un dossier CRM ou de lancer une analyse documentaire pour préparer une formalité, les documents et les résultats de ce parcours peuvent être enregistrés dans le dossier ou la conversation correspondante selon les durées applicables aux formalités. Vous pouvez demander des précisions ou exercer vos droits à contact@guichetforma.fr.
Agent documentaire et recours à Anthropic
L’agent documentaire prépare vos statuts, procès-verbaux et autres actes à partir de la conversation que vous menez avec lui. Pour cela, le contenu de cette conversation — informations de la société, identité des associés, dirigeants et signataires, montants, dates et décisions — est transmis à Anthropic, qui agit comme sous-traitant ultérieur de Guichet Forma.
Lorsque vous joignez une pièce à cette conversation, le fichier est transmis en entier à Anthropic pour en extraire les informations lisibles : pièce d’identité, justificatif de domicile, extrait K-bis, statuts ou tout autre document que vous choisissez d’ajouter. La taille est limitée à 15 Mo par pièce et les formats acceptés sont le PDF, le JPG et le PNG. Seules les pièces que vous joignez volontairement sont concernées ; aucun document de votre espace n’est transmis de lui-même.
Les informations extraites sont restreintes à un ensemble de champs prédéfini — identité de la personne et données d’entreprise — et toute autre donnée que le modèle renverrait est écartée. Vous les relisez et les corrigez dans la conversation avant toute génération de document.
Les conversations et les pièces jointes sont conservées dans le dossier correspondant, selon les durées indiquées pour les formalités. Les données transmises à Anthropic ne sont pas utilisées pour l’entraînement de ses modèles. Vous pouvez demander des précisions ou exercer vos droits à contact@guichetforma.fr.
Finalités, bases et durées
| Finalité | Base principale | Durée de référence |
|---|---|---|
| Créer et administrer le compte | Exécution du contrat | Durée du compte, puis archivage limité aux obligations légales ou à la défense de droits |
| Préparer et exécuter une commande ou formalité | Exécution du contrat / instructions documentées | Durée du dossier puis prescriptions applicables |
| Paiements, factures et comptabilité | Contrat et obligation légale | 10 ans pour les pièces comptables |
| Assistance, réclamations et preuve | Contrat et intérêt légitime | Durée de la relation puis délai de prescription applicable |
| Prospection professionnelle | Intérêt légitime ou consentement selon le cas | 3 ans après le dernier contact actif, sauf opposition |
| Sécurité et prévention de la fraude | Intérêt légitime / obligation légale | Durée nécessaire à la détection et au traitement des incidents, puis archivage si une obligation ou un litige le justifie |
Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles aux personnes habilitées de MAHN CONSULTING et, selon le dossier, aux prestataires énumérés ci-dessous, qui agissent comme sous-traitants sur instructions de Guichet Forma. Seules les données nécessaires à la mission de chaque prestataire lui sont communiquées.
Liste des sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Localisation du traitement | Transfert hors EEE |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Limited | Hébergement du site, des bases de données, des pièces déposées et des sauvegardes | Union européenne (Chypre, Lituanie) | Non |
| Le Guichet des Formalités | Transmission des formalités au guichet unique des entreprises, dépôt des pièces justificatives, suivi des dossiers transmis et commande des annonces légales auprès du support habilité | France | Non |
| Anthropic PBC | Traitement par intelligence artificielle des conversations de l’agent documentaire, des pièces qui y sont jointes et du classement de pièces autorisé dans l’extension | États-Unis | Oui — clauses contractuelles types |
| DocuSeal | Signature électronique des actes et conservation des preuves de signature | Union européenne | Non |
| Stripe Payments Europe Limited | Encaissement des paiements en ligne, moyens de paiement enregistrés et prévention de la fraude | Irlande, avec intervention du groupe Stripe | Oui — clauses contractuelles types |
| Google Ireland Limited | Agenda et messagerie des comptes administrateurs connectés, et mesure d’audience soumise à votre consentement | Irlande, avec intervention du groupe Google | Oui — clauses contractuelles types |
| Supabase | Base de données du CRM de prospection : contacts professionnels et suivi commercial. N’intervient pas dans les dossiers de formalités. | Supabase Inc. (États-Unis) | Oui — clauses contractuelles types |
Cette liste est la liste à jour des sous-traitants autorisés. Elle est mise à jour sur cette page avant tout recours à un nouveau sous-traitant, afin que les clients professionnels puissent exercer l’information et l’opposition prévues à l’annexe de sous-traitance.
D’autres destinataires interviennent sans être des sous-traitants, parce qu’ils traitent les données pour leur propre compte ou en vertu d’une obligation légale : le guichet unique des entreprises et les organismes destinataires des formalités (INPI, greffes, URSSAF, administration fiscale), le support habilité de publication d’annonces légales choisi pour le dossier, ainsi que les conseils, auxiliaires de justice et autorités lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits le justifie.
Transferts hors de l’Espace économique européen
Les transferts signalés dans le tableau ci-dessus reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, intégrées à l’accord de traitement des données conclu avec chaque prestataire concerné, complétées des mesures techniques de ces prestataires (chiffrement en transit, cloisonnement des accès, durées de conservation limitées). Une copie des garanties applicables peut être demandée à contact@guichetforma.fr.
Les contenus transmis à Anthropic ne sont pas utilisés pour entraîner ses modèles : ce point est couvert par les conditions commerciales applicables à l’usage par interface de programmation retenu par Guichet Forma, auxquelles l’accord de traitement des données est annexé. Ces conditions prévoient en outre la suppression par Anthropic des contenus envoyés et des réponses produites dans un délai de trente jours, indépendamment de la conservation du dossier chez Guichet Forma décrite ci-dessus.
Connexion aux services Google
La connexion Google des administrateurs est facultative. Elle demande l’adresse e-mail du compte connecté et des autorisations pour Google Calendar et l’envoi de messages avec Gmail. Ces autorisations servent uniquement à organiser les rendez-vous de démonstration et à envoyer les communications liées au service depuis le compte autorisé.
Guichet Forma crée, modifie ou annule dans Google Calendar les rendez-vous concernés, invite les participants et récupère le lien Google Meet et l’identifiant de l’événement. Avec l’autorisation Gmail d’envoi, le service transmet les messages préparés (invitations, confirmations, rappels et notifications opérationnelles). Il n’utilise pas cette autorisation pour lire la boîte de réception.
Les jetons d’autorisation Google sont conservés dans la base de données du service tant que la connexion est utilisée, avec un accès réservé aux composants habilités. Les références des événements, destinataires, objets, contenus et états d’envoi sont enregistrés pour exécuter et suivre les opérations demandées. Les informations nécessaires sont transmises à Google et aux destinataires des invitations ou messages. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires ou d’entraînement de modèles d’IA.
L’administrateur peut révoquer l’accès de Guichet Forma depuis les paramètres de sécurité de son compte Google. Pour demander la déconnexion et la suppression des jetons conservés par le service, ou exercer ses droits sur ces données, il peut écrire à contact@guichetforma.fr. Les traces d’opérations déjà réalisées peuvent être conservées lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits le justifie.
Vos droits
Selon le traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité, ou vous opposer au traitement. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, sans remettre en cause le traitement antérieur.
Adressez votre demande à contact@guichetforma.fr. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement si un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Sécurité et violation de données
Des mesures d’authentification, de contrôle d’accès, de chiffrement en transit, de journalisation, de sauvegarde et de cloisonnement sont mises en œuvre selon les risques. Aucun système n’étant infaillible, les incidents sont analysés et, lorsque la réglementation l’exige, notifiés à l’autorité et aux personnes concernées.